Meine gesamte Promotionszeit habe ich keinen Gedanken an die Unterschiede zwischen Effizienz und Effektivität verschwendet. Wann auch? Ich war einfach zu busy.

Aus diesem Allzeitbeschäftigungsmodus bin ich erst gekommen, als ich plötzlich begriff, dass der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität den Unterschied zwischen a) einem Tag nach dem anderen im Work-Life-Diss-Hamsterrad malochen und b) erfolgreich promovieren (für mich bedeutet das: zügig, aber entspannt und mit Spaß) ausmacht.

Gerne wird Effizienz beschrieben damit, „die Dinge richtig zu tun“ und Effektivität damit, „die richtigen Dinge zu tun“.

Ein Fallbeispiel: Effizient versus effektiv promovieren

Stellen wir uns mal zwei Doktorandinnen vor: Laura und Alina.

Laura legt den Fokus auf die Effizienz, fokussiert sich also darauf, wie sie etwas tun muss, damit es möglichst schnell geht. Sie ist darin wirklich gut und kaum jemand schafft in derselben Zeit so viel wie sie.

Alina hingegen setzt auf Effektivität. Sie ist durchschnittlich schnell bei der Erledigung von Aufgaben. Aber sie überlegt sich bei jeder Tätigkeit genau, ob diese zielführend ist (= sie dem Ziel, ihre Doktorarbeit abzuschließen, näherbringt) oder nicht.

Beide schreiben eine Doktorarbeit in demselben Fach, an demselben Institut, bei der gleichen Betreuerin, unter denselben Bedingungen. Wer denkst du, wird zuerst fertig sein?

Ich setze auf Alina! Denn:

• Während Laura ein Paper nach dem anderen auf ihre Leseliste setzt, ist Alina strikt am Aussortieren, was sie braucht und was sie nicht lesen wird.
• Während Laura noch ein Buch nach dem anderen abarbeitet, schreibt Alina bereits die ersten Rohtexte für den Forschungsstand.
• Während Laura auf keinem Netzwerktreffen, bei keinem Kolloquium und bei keinem Promotionsstammtisch fehlt, überlegt Alina ganz genau, an welchen Treffen sie teilnehmen will und an welchen nicht.

Laura stellt sich bei jeder Aufgabe zuerst die Frage: „Wie muss ich diese Aufgabe angehen, damit es möglichst schnell geht?“

Alina hingegen fragt sich: „Was muss ich tun, damit ich mein Ziel möglichst schnell erreiche?“

Wer so effizient arbeitet wie unsere Doktorandin Laura, ist extrem leistungsfähig. Laura ist ein Ass im Zeitmanagement, aber sie macht sich zu wenig Gedanken um die Priorisierung von Aufgaben.

Das wiederum ist Alinas Stärke: Sie entscheidet knallhart, ob eine Aufgabe überhaupt ihre Zeit wert ist oder nicht. Dazu kann es auch gehören, sie zum Beispiel nur teilweise zu erledigen. Vielleicht muss ein Buch oder ein Artikel nicht ganz gelesen werden, sondern es reicht, ihn zu überfliegen und nur die relevanten Abschnitte komplett zu lesen.

Wir können das Beispiel von oben noch weiterspinnen: Während Laura an einem Call for Paper (CfP) nach dem anderen teilnimmt (sprich eine Bewerbung nach der anderen für einen Vortrag rausschickt), sucht Alina gezielt und strategisch nach Ausschreibungen, die genau zu ihrem Profil passen. Deshalb ist auch die Chance, angenommen zu werden, bei Alina um einiges höher.

Wie viel wertvolle Promotionszeit kannst du einsparen?

Und weil ich Zahlen mag, das ganze mal in Stunden übersetzt:

Laura schafft es, eine Bewerbung für einen CfP in 6 Stunden fertigzumachen. Sie versucht jeden Monat eine Bewerbung abzuschicken, um die Chancen zu erhöhen, genommen zu werden. Das sind 12 x 6 Stunden also 72 Stunden im Jahr.

Alina braucht doppelt so lange (klar, sie hat auch weniger Übung), also 12 Stunden. Sie ist zum Beispiel langsamer beim Lesen wissenschaftlicher Paper (Du auch? Dann lies dir hier durch, wie es schneller geht). Dafür macht sie aber nur bei drei Calls for Papers im Jahr mit. Damit benötigt sie 3 x 12 Stunden also 36 Stunden im Jahr – und damit halb so lange.

Und jetzt stell dir vor, Lauras Vortrag wird viermal angenommen und Alinas Vortrag zweimal. Damit hat Laura zwar absolut gesehen, mehr Vortragsmöglichkeiten, aber jetzt muss sie die Vorträge auch noch vorbereiten, die Reise organisieren und dann die Reisekostenabrechnungen machen. Neben der Vorbereitung und Orga kommt dazu noch die Reise selbst von jeweils zwei bis vier Tagen.

Wenn wir mal mit durchschnittlich drei Tagen für die Reise und zwei Tagen Vor- und Nachbereitung rechnen, „kostet“ ein Vortrag eine Woche Arbeitszeit. Bei Laura sind das dann vier Wochen im Jahr plus die 72 Stunden für die Bewerbungen, also insgesamt knapp sechs Wochen.

Alina hingegen kommt auf zwei Wochen Reise plus eine Woche Bewerbung, also auf nur drei Wochen. „Halt“, denkst du jetzt vielleicht. „Aber Alina arbeitet doch langsamer?“ Ja, aber sie gibt sich auch feste Zeitfenster für Aufgaben und kommt deshalb bei den Vortragsvorbereitungen auf dieselbe Zeit wie Laura.

Aber auch wenn wir noch eine Woche darauf rechnen, weil Alina langsamer arbeitet, dann hat sie immer noch einen halben Monat „gespart“, den sie für Tätigkeiten aufbringen kann, die sie direkt dem Ziel Promotion näherbringen.

Was lernen wir aus der Geschichte über das Thema Promotion und Produktivität?

Du kannst super effizient sein (= alle Aufgaben flott und gut erledigen), aber deinem Ziel (der Doktorarbeit) trotzdem nicht wirklich näherkommen.

Wir wollen uns gerne produktiv fühlen beim Promovieren und genau darin liegt die Gefahr: Denn wir steigern dabei (vielleicht) unsere Effizienz immer mehr, vergessen aber zu priorisieren und legen den Fokus fälschlicherweise auf Effizienz statt auf Effektivität.

Wenn ich Laura einen Rat geben könnte, wäre es dieser: Mach mehr von den „richtigen Dingen“: in Bezug auf die Dissertation und darüber hinaus.

Und auch Alina kann etliches von Laura lernen, denn sie ist zwar gut im Priorisieren, hat aber noch Luft nach oben, was ihr Zeitmanagement angeht.

Wenn du deine Produktivität erhöhen willst, dann lade ich dich herzlich ein, ab 4. April 2022 an der kostenlosen PRODUKTIVER PROMOVIEREN-Challenge teilzunehmen und in fünf Tagen deine Effizienz und Effektivität zu erhöhen.

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