Glücklich Promovieren

Episode #017

Klassisches Zeitmanagement I: Pareto und Eisenhower

von Dr. Marlies Klamt | Glücklich Promovieren Staffel 1 Episode #017

Zwar funktioniert klassisches Zeitmanagement nicht für jede Promovendin, dennoch ist es gut, verschiedene Methoden zu kennen und auszuprobieren, um etwas zu finden, dass zu dir und deiner Promotion passt. In Episode 17 stelle ich dir das Pareto-Prinzip und die Eisenhower-Matrix vor. Beide können dir helfen, deine To-do-Liste in den Griff zu bekommen.

Ressourcen aus der Episode: 

In dieser Episode empfohlene Podcast-Folgen: 

Episode 5: Mit Plan ins neue Jahr

Episode 8: Das Geheimnis, um in den Turbomodus zu kommen

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Pareto und Eisenhower – inwiefern hilft klassisches Zeitmanagement bei der Promotion?

Ja, ja, ich weiß schon, klassisches Zeitmanagement ist nicht für jeden etwas. Falls sich dir bereits die Nackenhaare aufstellen und sich die Schnappatmung einstellt, möchte ich dich bitten, jetzt noch einmal ganz ruhig ein- und auszuatmen und dabei bis 10 zu zählen.

Und dir dann den Rest dieser Episode anzuhören. Während das klassische Zeitmanagement für strukturierte Personen oft ziemlich gut funktioniert, stoßen chaotisch veranlagte Menschen mit ihm schnell an ihre Grenzen.

Oder besser gesagt: Das klassische Zeitmanagement stößt bei ihnen an seine Grenzen. Deshalb hänge ich vorab ein kleines Warnschild an diese Episode, auf dem steht: Klassisches Zeitmanagement ist nicht für jederman und jederfrau.

Gleichzeitig sind nicht alle Methoden des Zeitmanagements 1:1 bei der Promotion anwendbar. Und dennoch möchte ich dich ermuntern, dir die Episode anzuhören und zu schauen, ob die Methoden dich nicht doch ansprechen und du es einmal ausprobieren möchtest. Denk daran: Du solltest Methoden finden, die zu dir passen und dich nicht in ein Korsett zwängen, dass dir viel zu eng ist.

Am Ende ist es egal, wie du deine Arbeit schaffst und ob nun dein Schreibtisch für Jahre unter Papierfluten versunken war oder feinsäuberlich aufgeräumt.

Eine Arbeitsroutine, die dir guttut

Was mich allerdings interessiert, weil du mir am Herzen liegst, ist dass du eine Arbeitsroutine findest, die dir guttut. Eine, die dich mit Freude und Leichtigkeit promovieren lässt. Wenn du diese Routine gefunden hast, dann bleib unbedingt dabei, solange es für dich funktioniert.

Wenn du aber noch auf der Suche bist, dann hoffe ich, dir heute die eine oder andere Anregung mit auf den Weg geben zu können. Und für all diejenigen, die auch nach dieser Episode noch mit gerunzelter Stirn den Kopf schütteln – hinterlasse unter der Podcastfolge einen Kommentar oder schreibe mir eine Mail, was genau für dich nicht funktioniert und was du dir wünschst. Dann plane ich eine Selbststrukturierungsfolge extra für alle chaotisch veranlagten Promovendinnen ein.

Ich werde dir heute zwei Prinzipien vorstellen, von denen du vielleicht schon einmal gehört hast. Deshalb belasse ich es auch nicht nur bei der Vorstellung, sondern werfe noch einen kritischen Blick darauf, ob und wie diese meiner Meinung nach für die Doktorarbeit anwendbar sind. Die beiden Prinzipien sind das Pareto-Prinzip und das Eisenhower-Prinzip.

Pareto-Prinzip

Das Prinzip, das nach einem Herrn mit dem gleichen Namen benannt ist, besagt, dass du 80% deiner Arbeit in 20% deiner Zeit machst. Dieses Prinzip ist besonders spannend, wenn du perfektionistisch veranlagt bist. Denn dann ist die Gefahr besonders groß, dass du sehr viel deiner kostbaren Zeit dafür aufwendest, sehr wenig zu tun. Effizient ist das dann nicht mehr.

Du solltest jetzt natürlich nicht anfangen, schluddrig zu werden. Done is better than perfect, ja. Aber natürlich hat die Dissertation einen hohen Anspruch und du kannst nicht aufhören, ordentlich zu zitieren, weil es dir vorkommt, als würde das zu viel Zeit fressen. Aber das Prinzip ist trotzdem gut, um zu hinterfragen, was eigentlich die wichtigen Aufgaben sind, die wirklich zu deinem Fortkommen beitragen und wieviel Zeit du diesen widmest. Und wieviel Zeit du andererseits in Aufgaben investierst, die dich nicht wirklich weiterbringen. Und dann im nächsten Schritt zu überlegen, ob sich die Relationen nicht zu deinen Gunsten verschieben lassen.

Das ist übrigens auch eine Frage, die du dir in Hinblick auf deine Dissertation und deine anderen Lebensbereiche stellen kannst. Wenn du wissen möchtest, wie du es schaffst, deine Promotion auf Platz 1 deiner Prioritätenliste zu bekommen, dann höre dir die Episode 8 dieses Podcast an.

So spannend es ist, um das Pareto-Prinzip zu wissen, so wenig ist es direkt anwendbar. Um es anwendbar zu machen, können wir das Eisenhower-Prinzip verwenden.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist eine schöne Methode, um ein wenig Ordnung in deine endlose To Do-Liste zu bringen und Prioritäten zu setzen. Beim Eisenhower-Prinzip ordnest du alle deine To Dos in eine von vier Kategorien ein und zwar nach ihrer Dringlichkeit und ihrer Wichtigkeit. Wenn eine Aufgabe wichtig und dringend ist, ist es eine A-Aufgabe, die du direkt und selbst erledigen solltest. Wenn sie wichtig ist, aber nicht dringend, dann solltest du sie auch selbst erledigen, aber nicht sofort, sondern an einem von dir festgelegten Termin in der Zukunft, das wäre dann eine B-Aufgabe. C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend und sollten dem Eisenhower-Prinzip nach delegiert werden. Und D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend und gehören in den Papierkorb sprich, werden gar nicht bearbeitet.

Nun stellt das Eisenhower-Prinzip die gewissenhafte Promovendin – und ja, damit meine ich dich – vor einige Probleme.  

Problem Nummer 1: Wer legt die Dringlichkeit fest bei deiner Doktorarbeit?

Bei der Doktorarbeit gibt es oft recht wenig Restriktionen und Deadlines von außen. Was einerseits schön ist, andererseits fehlen die Deadlines aber auch. Nicht nur, um in der Eisenhower-Matrix als dringend eingestuft zu werden. Sondern auch, um selbst den Druck zu haben, etwas bis zu einem gewissen Datum zu erledigen.

Der Ausweg: Du kannst dir selbst Deadlines schaffen. Das mag etwas gekünstelt wirken, funktioniert aber ganz gut. Überlege dir, bis wann du eine Arbeitseinheit geschafft haben willst. Kommuniziere den Termin. Kündige zum Beispiel deiner Doktormutter an, dass du ihr am 15. Mai deine Theorie-Kapitel schicken wirst.

Schreib den Termin auf. Notiere ihn dir in deinem Kalender und in dein elektronisches Projektmanagement-Tool, falls du eines nutzt. Erinnere dich per Kalenderfunktion an das Ablaufdatum. Behandle den Termin mit der Dringlichkeit, die ihm zukommt und mit der Verbindlichkeit, die du auch anlegen würdest, wenn es um Termine mit anderen Menschen geht.

Wenn du unsicher bist bezüglich des Termins: Wirf einen Blick in deinen Jahreskalender. Wie, du hast noch keinen? Dann schreib dir als Hausaufgabe auf, die Folge 5 zu hören. Und ja, einen Jahresplan darf man auch im März machen, keine Ausrede!

Problem Nummer 2: Wer legt die Wichtigkeit fest bei einer Doktorarbeit?

Wie bei der Dringlichkeit stellt sich auch bei der Wichtigkeit die Frage, wie sich diese bestimmen lässt. Ja, klar, die Dissertation ist wichtig. Aber ist sie wichtiger als dein Job? Ist sie wichtiger als das nächste Volleyballturnier? Ist sie wichtiger als das Konzert deiner Lieblingsband? Ist sie wichtiger als deine Freundin, die deinen Rat braucht? Das, meine Liebe, sind Fragen, die nicht leicht zu beantworten sind. Aber ich bin davon überzeugt, dass du eine Linie brauchst, damit du nicht ständig unzufrieden bist.

Ich erinnere noch einmal leise an Episode 8, wenn du ernsthaft daran interessiert bist, deine Dissertation auf Platz 1 deiner Prioritätenliste zu setzen. Aber nur, wenn du das auch wirklich willst.

Wie du die einzelnen Arbeiten einstufst, die bei der Promotion anfallen ist erst einmal unabhängig davon, wie wichtig du die Doktorarbeit insgesamt einstufst. Aber auch da finde ich die Einteilung in wichtig und unwichtig nicht immer hilfreich. Deshalb würde ich mich auf die Bereiche konzentrieren, für die es hilfreich ist.

Zum Beispiel stellt sich die Frage, ob es wirklich nötig ist, noch ins 8. Einstiegsbuch zu einem Thema zu schauen. Und ob du wirklich diesen einen Artikel auch noch lesen musst zu einem Thema, das du eigentlich schon vor einem halben Jahr abgeschlossen hattest; oder das Buch per Fernleihe bestellen, das nicht wirklich mit deinem Thema zu tun hat, aber man weiß ja nie…

Oder hältst du dich unter Umständen gerade selbst davon ab, mit Aufgaben zu beginnen, die eigentlich – Hand aufs Herz – wirklich wichtig sind?

Auch wenn ich die Wichtigkeit für dich nicht festlegen kann, hoffe ich, dass du ein paar Gedankenanstöße dazu bekommen hast. Tröste dich: Wenn du überhaupt anfängst, dir darüber Gedanken zu machen, welche Wichtigkeit du deiner Diss einräumst, bist du schon ein ganzes Stück weitergekommen. Auch wenn es sich vielleicht nicht so anfühlen mag.

Problem Nummer 3: Wie solltest du Freizeitaktivitäten einordnen?

Ich möchte inständig an dich appellieren, dass du deine Freizeitaktivitäten nicht kategorisch als nicht dringend und nicht wichtig einordnest. Plane sie ein in dem Maße, wie sie dir guttun und wichtig für dich sind. Wenn deine Energielevel im Keller sind, weil du keinen Ausgleich zur Promotion hast, dann wirst du in dem Bereich auch keine Spitzenleistungen erbringen.

Setze also für dich fest, wieviel Freizeitausgleich du brauchst und welche Art von Freizeit dir guttut. Körperliche Bewegung? Kochen mit Freundinnen? Kinobesuch? Ein gutes Essen?

Wie lädst du deine Batterien wieder auf? Und wie viel Zeit brauchst du dafür? Wie viele freie Tage brauchst du pro Woche? Wie viele freie Abende? Wie viel Zeit, die nicht verplant ist?

Wenn du diese Nummer bestimmt hast – und dazu solltest du dein Verhalten einmal eine Weile beobachten und gegebenenfalls auch protokollieren – dann setze sie auf deine Liste. Setze dir ein Minimum an Zeit, das du für dich brauchst. Und die ist dann wichtig und dringend. Für dein Wohl und das deiner Doktorarbeit.

Problem Nummer 4: Was soll ich bei einer Doktorarbeit delegieren?

Natürlich keine inhaltlichen Aufgaben. Aber abgesehen davon, dass es durchaus auch Bereiche gibt, die sich auslagern lassen, wie zum Beispiel am Ende deiner Dissertation die Druckfahne zu setzen oder ein professionelles Lektorat machen zu lassen, denke ich, dass es hier wichtig ist, das große Ganze zu betrachten.

Wenn du Vollzeit arbeiten solltest und nebenher promovierst, dann hast du unter Umständen mehr zeitliche als finanzielle Engpässe. Vielleicht wäre es eine Entlastung für dich, Haushaltstätigkeiten wie die Grundreinigung deiner Wohnung einmal die Woche an eine Putzkraft zu delegieren. Oder falls du Kinder hast, dir ab und zu einen Babysitter zu gönnen. Beziehe hier also auch die Aufgaben mit ein, die über die Doktorarbeit hinaus anfallen.

Fazit

Mein Fazit ist also: Die Eisenhower-Matrix lässt sich durchaus nutzen für die Promotion, allerdings mit Einschränkungen. Ich würde sie vor allem auch dann heranziehen, wenn es um alle Aufgaben geht, die du zu bewerkstelligen hast, über alle Lebensbereiche hinweg. Mit diesen Einschränkungen würde ich durchaus einmal ausprobieren, ob du damit arbeiten kannst. Einfach deshalb, um deine To Dos ein wenig mehr zu sortieren und dich nicht im Kleinklein zu verlieren. Dasselbe gilt für das Pareto-Prinzip.

Ich hoffe, dieser kleine Einblick in die Welt des Zeitmanagements hat dir gefallen. Wenn du dir noch mehr Episoden zu diesem Thema wünschst, dann lass es mich gerne wissen über die Kommentarfunktion weiter unten auf dieser Seite. Falls du Probleme mit diesen Tools hast oder etwas anderes benötigst, dann schreibe das auch gerne in die Wunschliste für neue Folgen. Oder teile mir per Mail mit, welche Art von Methode dir fehlt, um Struktur in deinen Alltag zu bringen.

Vielen Dank, dass du bis zum Ende dabei geblieben bist und mir deine wertvolle Zeit geschenkt hast!

Wir hören uns dann nächsten Mittwoch: Bis dahin fröhliches Promovieren mit Konzentration aufs Wichtige!

Deine Marlies

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